電子メールは瞬時に世界中の人々と連携して、簡単、迅速かつ便利な方法です。混同しないように、または他の疎外私たちのメッセージを確実にするためには、基本的な電子メールのマナーを実践することが重要です。ここでは、接続を維持し、すべてのコミュニケは、洗練された、明確かつ専門家であることを確認します一二単純な電子メールのルールがあります。
ルールは＃1 - 簡潔してください。 （それは短いと甘い維持）KISSのルールに従ってください。分かりやすい形でポイントに入手してください。最大で3つまたは4つの文 - 段落を短くしてください。あなたが見つけた場合は、いくつかの短い文章より長いされている電子メールを送信するメッセージを変更するか、携帯電話を拾うか、代わりに個人的な訪問を支払うことを考慮する必要があります。
ルール＃2 - あなたの言葉を観察し。すべての電子メールを送信する前に、あなたのメッセージを確認してください。自問、怒り、熱意"？この電子メールを送信するための私の目的は何ですか"と不安はすぐに加熱された応答はスクラッチすることができますかゆみを引き起こすことができるすべての感情です。常に意識してあなたの言葉を選択し、すべてのコミュニケを正確に確認されて、明確にあなたのメッセージを伝えます。あなたが言う何をどのようにあなたの言葉があなたを悩まに戻って来ることができるので、それを言う気をつけてください。言葉は、特に書かれた言葉、そして生きることが永遠に記憶される。あなたが取り戻すことはできない瞬間の暑さの中で何かを言ってはいけない。
ルール＃3は - の形式に従ってください。あなたが送るすべての対応はあなたの反射や組織です。したがって、最低でも、各電子メールは、これらの要素を持っている必要があります - 挨拶、前各段落、終了、または呼び出しのアクションは、（あなたを識別し、あなたに連絡する代替方法を提供しています）は、署名の後の行をスキップ。
ルール＃4 - スペルチェックを実行します。スペルチェックが正確にスペルミスをチェックすることができますが、それはすべてのエラーを認識しません。あなたはヒットする前に、送信ボタンを綴り、句読点、文法のすべての電子メールを確認してください。複数のエラーでいっぱいの電子メールを読み、理解だけ難しいことではない、それはあなたのメッセージを決定することができる受信者の忍耐力をテストする値がない、単純に読む価値がされていません。
あなたとあなたの組織の反射。したがって、最低でも、各電子メールは、これらの要素を持っている必要があります - 挨拶、前各段落、終了、または呼び出しのアクションは、（あなたを識別し、あなたに連絡する代替方法を提供しています）は、署名の後の行をスキップ。ルール＃4 - スペルチェックを実行します。スペルチェックが正確にスペルミスをチェックすることができますが、それはすべてのエラーを認識しません。あなたはヒットする前に、送信ボタンを綴り、句読点、文法のすべての電子メールを確認してください。複数のエラーでいっぱいの電子メールを読み、理解だけ難しいことではない、それはあなたのメッセージを決定することができる受信者の忍耐力をテストする値がない、単純に読む価値がされていません。
ルールは、＃5 - 最初に送信トレイにメッセージを送信します。電子メールソフトウェアの機能を、"自動送信"と、その代わりに、最初の"送信トレイ"に送られたメッセージを持って無効にします。これは、あなたのコンテンツや目的については、電子メールを確認し、二度目のチャンスを与える。あなたの電子メールが返信されている場合、今、あなたはメッセージを誤解していないことを確認する元のメッセージを再読み込みすることができます。疑問がある場合は、応答する前に、明確化を求めている。
原則として、常に温水電子メールに応答する前に、少なくとも24時間待ってください。これは多くの場合、冷やすと明確に考える十分な時間です。再読メッセージとは、電子メールを誤って解釈する場合自問してみてください。そうだとすれば、少なくとも今のあなたの代わりに"削除"を打つことができる"送ってください。"常に整合性の尊重と通信することを忘れないでください。
ルール＃6 - すべて大文字で避けて書く。すべて大文字で書かれたテキストは、目のハードされ、読み取りすることは困難である。さらに重要なことは、リーダでの電子メール悲鳴内のすべてのキャップ。ベターは、大文字と小文字で書いて。あなたは、言葉に注意を喚起する必要がある場合は強調太字または斜体の使用を検討してください。
ルール＃7 - 全員に返信は控えめに。あなたが大量の電子メール（メッセージが複数の受信者に送信される）に応答すると、記載され誰もがあなたの応答を受信する必要があるかどうかを決定します。送信者に返信は、十分かつ適切な場合は、複数の不要なメールを削減する"ボタン全員に返信"対"返信"を押してください。
ルール＃8 - 最新の情報を。ボイスメールと同様に、最新の自動応答メッセージを保つようにしてください。何の目的を提供しています情報 - 古い自動返信は、日付のボイスメールとして悪いです。
テント。あなたの電子メールが返信されている場合、今、あなたはメッセージを誤解していないことを確認する元のメッセージを再読み込みすることができます。疑問がある場合は、応答する前に、明確化を求めている。原則として、常に温水電子メールに応答する前に、少なくとも24時間待ってください。これは多くの場合、冷やすと明確に考える十分な時間です。再読メッセージとは、電子メールを誤って解釈する場合自問してみてください。そうだとすれば、少なくとも今のあなたの代わりに"削除"を打つことができる"送ってください。"常に整合性の尊重と通信することを忘れないでください。
ルール＃6 - すべて大文字で避けて書く。すべて大文字で書かれたテキストは、目のハードされ、読み取りすることは困難である。さらに重要なことは、リーダでの電子メール悲鳴内のすべてのキャップ。ベターは、大文字と小文字で書いて。あなたは、言葉に注意を喚起する必要がある場合は強調太字または斜体の使用を検討してください。
ルール＃7 - 全員に返信は控えめに。あなたが大量の電子メール（メッセージが複数の受信者に送信される）に応答すると、記載され誰もがあなたの応答を受信する必要があるかどうかを決定します。送信者に返信は、十分かつ適切な場合は、複数の不要なメールを削減する"ボタン全員に返信"対"返信"を押してください。
ルール＃8 - 最新の情報を。ボイスメールと同様に、最新の自動応答メッセージを保つようにしてください。何の目的を提供しています情報 - 古い自動返信は、日付のボイスメールとして悪いです。
ルールは＃9 - Office電子メールは決して個人的なもの。あなたが会社を、オフィスのコンピュータを介して送信された電子メール所有していない者の財産であり、その範囲に従うものとします。職場で個人用の電子メールのようなものがあります。注意してください、あなたはすべてのメッセージは、あなたと組織を表しているため、言うことを監視します。
ルール＃10 - 滞在を組織化した。すべての電子メールを保存しようとすると、混乱を作成します。のみ必要と電子メールを保存し、残りの部分を捨てる習慣をつけて下さい。 、削除、受信トレイやメッセージボックスを送ってからメッセージを削除してください。これは混乱、無料の交流も必要に応じてコンピュータースペースを削減します。レビューは定期的にあなたがヶ月の姿'または年間'メッセージの価値に圧倒感じることはありません。あなたの箱は、今いっぱいになっている場合は、すべてに巻き込まれるまで、毎日の各ボックスから少なくとも15件のメッセージを確認することを約束する。また、定期的に念のため、すべてのメールボックスのバックアップを作成してください。
ルール＃11 - 回答電子メールを送信します。私は私だけの質問に答えて、任意の場合、半分と応答を受信する特定の情報提供を求める電子メールを送信した回数を言うことができない。これは今必要な答えを得るために2番目のメッセージを送信する必要があります。ときに複数の質問、元のメッセージとは異なる色フォントの質問のすぐ隣に入力して応答を電子メールに応答しています。これは明らかにお返事を示しており、簡単に質問への応答を一致するようにリーダーを有効にすると、送信者のすべての質問に答えているようになります。
ルールは＃12 - 我慢してください。テキストメッセージ、PDA、およびBlackberry端末の普及に伴い、多くの人が電子メールを送信し、送信されるメッセージの瞬間にスポット応答に期待しています。これは、他の即座にあなたのすべての気まぐれに食料調達するためにすべてを削除することを期待するのは無理だ。場合は、電子メールを送信患者が、あなたは返事を期待する前に、時間の合理的な金額は渡すことができます。
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